När ett företag låter en anställd använda en företagsbil är det avgörande att regler och ansvar är tydligt dokumenterade. Det handlar inte bara om att överlämna bilnycklarna – det handlar om att skapa en officiell överenskommelse som både arbetsgivare och förare kan luta sig mot om något oväntat inträffar.
Den mest etablerade lösningen är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är själva bilpolicyn för en specifik bil och en namngiven förare. Det är ett juridiskt bindande dokument som visar att företaget upplåter bilen och att en viss person har fått rätten att använda den.
Därför behöver alla företag en bilpolicy
Att låta en anställd köra företagets bil innebär alltid praktiska och ekonomiska frågor som måste vara reglerade:
- Vem betalar självrisk om en olycka sker?
- Vem står för parkeringsböter eller andra trafikavgifter?
- Vem bokar och ansvarar för service, däckbyten och besiktning?
- Vad händer med bilen när den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan en skriftlig bilpolicy kan dessa frågor leda till osäkerhet, missförstånd och onödiga kostnader. Ett TRF-kort gör att alla dessa punkter är klara från start.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort dokumenterar de viktigaste uppgifterna som bekräftar upplåtelsen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar avtalet
Med dessa uppgifter är det tydligt vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett klart bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Trygghet för både företag och förare
När bilpolicyn är nedskriven i ett TRF-kort vet alla inblandade exakt vad som gäller.
- Företaget har ett bindande dokument som visar vem som disponerar bilen och kan enkelt peka på vilka regler som gäller.
- Föraren har ett officiellt intyg som bekräftar att han eller hon har företagets godkännande och som klargör vilket ansvar som följer med användningen.
Detta skapar ordning, minskar risken för konflikter och gör företagets hantering av bilar mer professionell.
Sammanfattning
En tydlig bilpolicy är avgörande för alla företag som låter anställda använda företagsbilar. Ett TRF-kort är det praktiska sättet att göra bilpolicyn juridiskt bindande och knyta den till en specifik bil och förare. Det klargör ansvaret, ger trygghet för båda parter och säkerställer att alla vet vad som gäller.
